Règ pou kenbe dosye ak destriksyon
Règleman sa a kouvri tout dosye ak dokiman, kèlkeswa fòm fizik oswa karakteristik, Boys & Girls Clubs of Stamford te fè oswa resevwa.
POLITIK AK PWOSEDI
A. POLITIK RETENTION
Boys & Girls Clubs nan Stamford dwe konsève dosye yo pou peryòd itilizasyon imedyat oswa aktyèl yo, sòf si li nesesè pou yo kenbe plis tan pou referans istorik, oswa pou konfòme yo ak egzijans kontra oswa legal yo, oswa pou lòt rezon jan sa endike anba a. Dosye Boys & Girls Clubs nan Stamford dwe klase pou rezon retansyon ak destriksyon jan sa a:
Kategori I: Retansyon Pèmanan. Dosye ki pèmanan oswa esansyèl yo dwe konsève epi konsève pou toutan.
- Dosye pèmanan. Dosye pèmanan yo se dosye ki lalwa egzije pou konsève pou tout tan epi ki pa elijib pou destriksyon sof si yo microfilme oswa mete yo sou yon sistèm imaj optik, epi yo swiv mezi espesyal. Yon fwa yo swiv mezi sa yo, dosye orijinal papye yo ka detwi. Yo ka detwi kopi dosye pèmanan yo chak fwa yo pa nesesè ankò pou fonksyone efikas Boys & Girls Clubs nan Stamford. Egzanp dosye pèmanan yo enkli atik enkòporasyon; Lèt detèminasyon IRS, règleman entèn yo; minit nan reyinyon Konsèy Direktè a, odit entèn ak ekstèn ak anbochaj pèsonèl ak dosye disiplinè. Se pa tout depatman ki pral gen dosye pèmanan.
- Dosye esansyèl. Dosye esansyèl yo se dosye ki nesesè pou kontinwite biznis ak pwoteksyon dwa ak enterè moun. Men kèk egzanp dosye esansyèl yo: Prim Sibvansyon ak Modifikasyon.
Kategori 2: Dosye aktyèl yo. Dosye aktyèl yo se dosye ke pou konvenyans, referans pare, oswa lòt rezon yo kenbe sou plas nan biwo a. Dosye aktyèl yo dwe konsève jan sa a:
- Kote peryòd retansyon lalwa espesifye. Kote lalwa federal, leta oswa lokal preskri yon peryòd tan defini pou konsève sèten dosye, Boys & Girls Clubs nan Stamford ap konsève dosye yo pou peryòd lalwa espesifye. Men kèk egzanp dosye ki nesesè pou konsève pou yon peryòd espesifik se Dosye Konpansasyon Travayè, doleyans, dosye pewòl, ak rapò Aksidan-Blesi.
- Kote lalwa pa espesifye peryòd retansyon an. Kote lalwa pa espesifye yon peryòd retansyon espesifik, peryòd retansyon pou dosye òganizasyon an oblije kenbe yo dwe sètan. Gen kèk dosye yo ka trete kòm "dosye depo" epi yo ka mete yo nan depo nenpòt ki lè pandan peryòd retansyon ki aplikab la.
Men kèk egzanp dosye aktyèl yo: korespondans, orè ak dosye administratif.
Kategori 3: Dosye Depo. Dosye depo yo se dosye ke yo konsève andeyò sit la. Dosye depo yo sijè a menm kondisyon pou kenbe ak dosye aktyèl yo. Men kèk egzanp dosye depo yo enkli: fakti ak rapò pewòl.
Kategori 4: Pa gen Retansyon obligatwa. Dokiman ak lòt materyèl ki pa "dosye" pa bezwen konsève sòf si lalwa lokal yo egzije pou kenbe yo. Dokiman ak lòt materyèl (ki gen ladan orijinal ak kopi) ki pa gen okenn obligasyon pou yo konsève, yo pa nesesè pou fonksyone oswa kontinwite òganizasyon an epi ki pa gen okenn siyifikasyon legal yo ka detwi lè yo pa nesesè ankò. Egzanp yo enkli materyèl ak dokiman ki te pwodwi pou konvenyans moun ki jenere yo, dokiman bouyon (ki pa kèk kontra) ki te ranplase pa vèsyon ki vin apre yo, oswa rann kont pa aksyon òganizasyonèl, ak kopi kopi dosye ki pa nesesè ankò. Egzanp espesifik yo enkli fichye mesaj telefòn, korespondans divès ki pa mande swivi oswa aksyon depatmantal, notepad, imèl ki pa gen enfòmasyon ki obligatwa pou konsève dapre règleman sa a, ak dosye kwonolojik.
Ak kèk eksepsyon limite, pa gen okenn kondisyon espesifik pou kenbe dokiman yo nan kategori sa a. Olye de sa, se moun k ap fè l oswa moun k ap resevwa a pou l detèmine lè sèvis piblik dokiman an fini.
B. DOSYE YO PA ADRÈSE NAN RÈGLEMAN KONSÈV DOSYE A
Dosye ak lòt dokiman oswa materyèl ki pa klè nan orè ki anons la ka detwi nenpòt ki lè si yo te konsève yo pou peryòd yo preskri pou dosye ki sanble anpil.
C. STOKE DOSYE
Dosye yo ka estoke nan biwo Boys and Girls Clubs nan Stamford si dosye yo ap itilize aktif oswa yo kenbe nan biwo a pou konvenyans oswa referans pare. Men kèk egzanp dosye aktif ki byen konsève nan espas biwo òganizasyon an gen ladan dosye kwonolojik aktif, dosye rechèch ak referans, dosye administratif, ak dosye pèsonèl. Dosye inaktif, pou ki itilizasyon oswa referans yo te diminye ase pou pèmèt yo retire yo nan biwo Boys and Girls Clubs nan Stamford a, yo ka voye nan yon etablisman depo andeyò sit la.
D. DOSYE ISTORIK
Dosye istorik yo se dosye ki pa itil òganizasyon an ankò men ki akòz laj yo oswa valè rechèch yo ka gen yon enterè istorik oswa yon siyifikasyon. Dosye istorik yo pa ka detwi.
E. REKLAMASYON AK LITIJ ANTANDAN
Peryòd retansyon ki tabli nan règleman sa a pa dwe aplike nan materyèl ki otreman elijib pou destriksyon, men ki ka gen rapò ak yon reklamasyon annatant oswa yon litij kont òganizasyon an. Si Boys and Girls Clubs nan Stamford vin konnen egzistans yon reklamasyon kont òganizasyon an, òganizasyon an ap konsève tout dokiman ak lòt materyèl ki gen rapò ak reklamasyon an jiskaske reklamasyon an oswa litij ki vin apre yo te rezoud. Si òganizasyon an gen rezon pou kwè ke youn oswa plizyè lòt lokal oswa antite ki gen rapò ak dosye ki gen rapò ak reklamasyon an oswa litij la, depatman sa yo pral resevwa notifikasyon tou pa òganizasyon an sou bezwen an kenbe dosye sa yo.
