Política de conservación y destrucción de registros

Esta política cubre todos los registros y documentos, independientemente de su forma física o características, que hayan sido elaborados o recibidos por Boys & Girls Clubs of Stamford.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS 

A. POLÍTICA DE RETENCIÓN

Los Boys & Girls Clubs de Stamford conservarán los registros durante el período de su uso inmediato o actual, a menos que sea necesaria una retención más prolongada para referencia histórica, o para cumplir con requisitos contractuales o legales, o para otros fines, como se establece a continuación. Los registros de Boys & Girls Clubs de Stamford se clasificarán para fines de retención y destrucción de la siguiente manera:

Categoría I: Retención permanente. Los registros que sean permanentes o esenciales se conservarán y conservarán indefinidamente.

  • Registros permanentes. Los registros permanentes son registros que la ley exige que se conserven permanentemente y que no son elegibles para su destrucción a menos que se microfilmen o se coloquen en un sistema de imágenes ópticas y se sigan medidas especiales. Una vez que se sigan estas medidas, los registros en papel originales pueden destruirse. Las copias duplicadas de los registros permanentes pueden destruirse cuando ya no sean necesarias para el funcionamiento eficiente de los Boys & Girls Clubs de Stamford. Los ejemplos de registros permanentes incluyen artículos de incorporación; Carta de determinación del IRS, estatutos; actas de las reuniones de la Junta Directiva, auditorías internas y externas y contrataciones de personal y expedientes disciplinarios. No todos los departamentos tendrán registros permanentes.
  • Registros esenciales. Los registros esenciales son registros necesarios para la continuidad del negocio y la protección de los derechos e intereses de las personas. Ejemplos de registros esenciales son: Subvenciones y modificaciones.

Categoría 2: Récords actuales. Los registros actuales son registros que, por conveniencia, referencia inmediata u otras razones, se conservan en el lugar de la oficina. Los registros actuales se conservarán de la siguiente manera:

  • Donde el período de retención está especificado por ley. Cuando la ley federal, estatal o local prescriba un período de tiempo definido para retener ciertos registros, los Boys & Girls Clubs de Stamford retendrán los registros durante el período especificado por la ley. Ejemplos de registros que deben mantenerse durante un período específico son los registros de compensación del trabajador, las quejas, los registros de nómina y los informes de accidentes y lesiones.
  • Donde no se especifique un período de retención por ley. Cuando la ley no especifique un período de retención específico, el período de retención de los registros que la organización debe conservar será de siete años. Algunos registros pueden tratarse como "registros de almacenamiento" y almacenarse en cualquier momento durante el período de retención aplicable.

Los ejemplos de registros actuales incluyen: correspondencia, horarios y registros administrativos.

Categoría 3: Registros de almacenamiento. Los registros de almacenamiento son registros que se conservan fuera del sitio. Los registros de almacenamiento están sujetos a los mismos requisitos de retención que los registros actuales. Los ejemplos de registros de almacenamiento incluyen: facturas e informes de nómina.

Categoría 4: No se requiere retención. Los documentos y otros materiales que no son "registros" no necesitan ser retenidos a menos que la ley local exija su retención. Los documentos y otros materiales (incluidos originales y duplicados) que de otro modo no se requiera conservar, no son necesarios para el funcionamiento o la continuidad de la organización y que no tienen importancia legal pueden destruirse cuando ya no se necesiten. Los ejemplos incluyen materiales y documentos generados para la conveniencia de la persona que los genera, borradores de documentos (que no sean algunos contratos) que han sido reemplazados por versiones posteriores, o que se han vuelto irrelevantes por acción organizacional, y copias duplicadas de registros que ya no son necesarios. Los ejemplos específicos incluyen recibos de mensajes telefónicos, correspondencia diversa que no requiere seguimiento o acción departamental, cuadernos de notas, correos electrónicos que no contienen la información requerida para ser retenida bajo esta política y archivos cronológicos.

Con limitadas excepciones, no se asignan requisitos de retención específicos a los documentos de esta categoría. En cambio, depende del autor o del destinatario determinar cuándo ha finalizado la utilidad comercial del documento.

B. REGISTROS NO ABORDADOS EN LA POLÍTICA DE RETENCIÓN DE REGISTROS

Los registros y otros documentos o materiales que no estén expresamente contemplados en el anexo adjunto pueden destruirse en cualquier momento, siempre que se hayan conservado durante los períodos prescritos para registros sustancialmente similares.

C. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS

Los registros se pueden almacenar en la oficina de Boys and Girls Clubs de Stamford si los registros están en uso activo o se mantienen en la oficina para su conveniencia o referencia inmediata. Entre los ejemplos de archivos activos que se mantienen adecuadamente en el espacio de oficina de la organización se incluyen archivos cronológicos activos, archivos de investigación y de referencia, archivos administrativos y archivos de personal. Los registros inactivos, cuyo uso o referencia ha disminuido lo suficiente como para permitir la eliminación de la oficina de Boys and Girls Clubs de Stamford, pueden enviarse a una instalación de almacenamiento fuera del sitio.

D. REGISTROS HISTÓRICOS

Los registros históricos son registros que ya no son de utilidad para la organización pero que debido a su antigüedad o valor de investigación pueden ser de interés o importancia histórica. Los registros históricos no pueden destruirse.

E. RECLAMOS PENDIENTES Y LITIGIOS

Los períodos de retención establecidos en esta política no se aplicarán a los materiales que de otro modo serían elegibles para la destrucción, pero que pueden ser relevantes para un reclamo o litigio pendiente contra la organización. Si Boys and Girls Clubs of Stamford tiene conocimiento de la existencia de un reclamo contra la organización, la organización conservará todos los documentos y otros materiales relacionados con el reclamo hasta que se resuelva el reclamo o el litigio posterior. Si la organización tiene motivos para creer que una o más ubicaciones o entidades relacionadas tienen registros relacionados con el reclamo o litigio, la organización también notificará a esos departamentos la necesidad de conservar dichos registros.